PROTOCOLO Y ETIQUETA

PROTOCOLO
¨orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.

ETIQUETA
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.

HISTORIA DEL PROTOCOLO
En su significado original, venía a decir que "protocollum" era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definición marca el inicio de lo que más tarde será el verdadero significado del término protocolo.
Si algo ha hecho evolucionar al hombre, amén de los inventos, esto ha sido la educación. Desde los tiempos más remotos se conoce la existencia de pautas sociales y normas de comportamiento. Desde que el hombre está sobre la tierra siempre ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos. Aunque todas estas reglas las encontramos repartidas a lo largo de toda la historia, hay un hecho definitivo y claro que nos da un punto de partida importante: la creación de la corte. Esto dará un auge definitivo a las buenas maneras.

La nobleza, se comentaba en esa época, no se lleva solamente en la sangre sino en la forma de comportarse ante el Rey y ante el pueblo. Un hecho que debemos tener siempre presente en nuestra vida. Se puede ser rico, culto e incluso un genio, pero todos somos personas y hay que comportarse educadamente con los demás. El auge de las buenas maneras era glosado por trovadores y novelas de caballería donde se daban consejos sobre cómo ser una dama o un caballero educado.

CLASES DE PROTOCOLO

Protocolo Estructural
Protocolo encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo de un acto a celebrar, en el que aún no interviene ningún tipo de formalidad o protocolo, propiamente dicho.

Este tipo de protocolo, podemos decir, es la parte más "material" del protocolo, ya que se trata de "crear" la organización de los elementos necesarios para que el evento se desarrolle según lo previsto y de la forma más correcta posible.

Selección de mobiliario para el acto, del lugar necesario para acoger este evento, etc.

Protocolo De gestión
Apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las acciones que se van a llevar a cabo. Es la gestión humana que tiene lugar durante el desarrollo del acto.

Podríamos también definirlo, como una serie de apoyos logísticos que son necesarios para un correcto desarrollo del acto.

Donde se colocan los participantes, el envío de las correspondientes invitaciones, los discursos, etc.
Protocolo De atención y asesoramiento personal
Especialización consistente en un desarrollo de actividades, acciones y gestiones, cuya finalidad es la atención completa de la persona o personas a nuestro cargo.

Programación de visitas de interés, asignación de personal de seguridad, etc.

Este asesoramiento personal, le ayuda en cuestiones como costumbres del país, saludos, comportamientos, etc. Es, en definitiva, su servicio de asesoría personal en temas de protocolo.

D. José Antonio de Urbina, hace de este asesoramiento personal una cuarta categoría del protocolo que llama, "Protocolo de la eficacia personal". Nosotros hemos preferido dejarla englobada en la tercera.

Protocolo Deportivo
EJ. Un campeonato de futbol – (mundial de futbol el evento de premiación )

Protocolo Religioso
Ej. Una ceremonia (matrimonio)

Protocolo Universitario
Ej. Una ceremonia de grado.

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PARA ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

ICONTEC

Elaboración de documentos te es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente

ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES:
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.

ELBORACIÓN DE MEMORANDOS:
La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

Esta misma norma con lleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.

ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS:
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.

En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:

REGISTRADAS:

Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

NO REGISTRADAS:

Documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.

ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA:
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.

En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.

ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:

CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.

ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS:
Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.

Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.

Es se te puede clasificar en extenso y cortó, en este momento vamos a conceptualizar el extenso: Portada, Tabla de contenido, Glosario, Introducción, Núcleo del Informe, Conclusiones, Firma, transcriptor, anexos, bibliografía y el índice si se desea.

Ejemplo Memorando
Ejemplo constancia


PRECEDENCIA DE SALUDO
Se debe tener en cuenta el reconocimiento de las jerarquías, sin importar el evento.


EJ.
Si se trata de formar una línea de saludo para dar la bienvenida a los invitados a una recepción oficial en la Embajada, se colocará en primer término el Embajador acompañado de su esposa, si fuera el caso, seguido del Ministro Consejero y del Agregado militar con sus respectivas esposas. Esta línea, que no debe ser muy numerosa, se podrá adaptar a las razones que den motivo a la recepción en cuestión.

PRESENTACION FUERA Y DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Tener en cuenta que siempre debe ajustarse a la cultura y reglas de la empresa.

Recuerde que siempre será mejor que lo recuerden por su formalidad y elegancia

FUERA DE LA ORGANIZACIÓN

Actué naturalmente y sin excederse en las cosas que este haciendo, recuerde que puede se victima de comentarios por su comportamiento.
Mantenga siempre su imagen profesional.

ETIQUETA SOCIAL
Sugerencias que contribuyen a desarrollar en nosotros un sentido de los buenos modales, principalmente la consideración y el respeto que deben ser practicados por el ser humano para vivir en armonía.

ETIQUETA EMPRESARIAL

Se deben tener en cuenta tres aspectos importantes:

PRESENTACIÓN PERSONAL.


Pocas personas visten exclusivamente para sí mismas, la mayoría lo hace para los demás pero debemos tener mucho cuidado con esto y preguntarnos para quién o quienes exactamente nos vestimos. Independientemente de esto debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesión u oficio, nuestro puesto y nuestra compañía.


En una empresa es de mal gusto que las mujeres vistan con faldas muy cortas o trajes provocativos. En el caso de los varones de igual mal gusto es que se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridículo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educación, demostremos que hacemos valer ambas.


PUNTUALIDAD.


Es un aspecto a considerar en toda actividad de la vida diaria. Esta es fiel reflejo de la personalidad del individuo y una cualidad que denota buena educación. La impuntualidad nunca será disculpada mientras que la puntualidad es una muestra de consideración hacia los demás, es señal de urbanidad y buenas maneras.


TRATO CON LOS DEMAS.


Para lograr una buena convivencia con nuestros compañeros de trabajo podemos considerar los siguientes consejos:


• .Evite que sus amigos o familiares le visiten en la oficina si no es realmente necesario.


• .Trate de dejar su mal carácter fuera y no se "descargue" con sus compañeros.


• .Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre como ignorando que hay una persona adentro. Si alguien entra con deseos de charlar y usted está atendiendo algún asunto de trabajo, salga por un momento e indíquele a la persona que podrán charlar luego.


• .Recuerde que la amabilidad y el respeto no riñen con la firmeza y defensa de sus derechos.


• .No divulgue sus problemas personales como si fueran la última noticia del día. Haga respetar su vida privada y la de sus seres queridos.


• .No se abuse de sus compañeros pidiendo dinero u objetos personales prestados amparado en la relación a no ser que sea realmente necesario.


• .Recuerde que TODOS SOMOS IGUALES en nuestra calidad de seres humanos.


• .No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en detrimento de la dignidad de sus compañeros de trabajo.


• Si le disgusta algo de algún compañero de trabajo, dígaselo de frente y no divulgue errores de los demás a sus espaldas.